MAKALAH SURAT RESMI

Abdullohaja



SURAT RESMI


Disampaikan untuk memenuhi tugas mata kuliah Koresponden  pada Prodi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia
Dosen Pengampu: ............


Disusun Oleh:

ABDULLOH

101210001


SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA
(STKIP-PGRI) BANDAR LAMPUNG
2013/2014

 


KATA PENGANTAR

      Alhamdulillah Wasyukurillah puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Surat Resmi”, kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam menyelesaikan makalah ini. Kami merasa bahwa makalah ini masih banyak kekuragan. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata kami berharap semoga makalah ini dapat berguna bagi kemajuan dalam bidang pendidikan dan menambah pengetahuan serta dapat meningkatkan iman dan taqwa kita kepada Tuhan Yang Maha Esa, amin.


      Bandar Lampung, 11 Januari 2014



 

Penulis







DAFTAR ISI

                                                                                                                  Halaman
KATA PENGANTAR ......................................................................................
DAFTAR ISI ......................................................................................................
I PENDAHULUAN
II PEMBAHASAN
A.    Definisi Surat..................................................................................................
B.     Surat Resmi atau Surat Dinas..........................................................................
C.     Manfaat Surat..................................................................................................
D.    Tujuan Pembuatan Surat.................................................................................
E.     Bahasa Surat....................................................................................................
III PENUTUP
DAFTAR PUSTAKA



I.         PENDAHULUAN
Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca. Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.
Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar  serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang  kita temui. Berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama mahasiswa  sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan   surat resmi maupun tidak resmi.
 II.      PEMBAHASAN
A.    Definisi Surat
Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang bertujuan untuk menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang bersangkutan dengan cara diadakannya komunikasi tertulis yang disebut dengan surat. Surat merupakan karya tulis manusia yang cukup populer. Surat adalah salah satu alat komunikasi yang ada dalam peradaban manusia. Berbicara dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara dalam lisan. Sebagaimana kebiasaan kita di Indonesia, salam pembukaan hanya dipakai pada pembicaraan atau pidato resmi. Sedangkan dalam pembicaraan biasa maupun pembicaraan bisnis, salam pembukaan tidak pernah dipakai.
Tentunya ini dengan pertimbangan, mereka lebih mengutamakan waktu dan kecepatan dalam mencapai sasaran bisnisnya. Lain halnya dengan pembicaraan di dalam surat resmi, tidak resmi, surat pribadi ataupun surat niaga. Di sini tata tertib dan sopan santun masih harus dijaga. Pembicaraan singkat ataupun yang lengkap dengan membuka masalah panjang lebar, tetap harus memakai salam pembukaan. Sipenulis atau sipengirim surat akan dianggap atau dituduh sebagai orang yang tidak tahu sopan santun bila ia menulis surat langsung berbicara kepada pokok permasalahannya.
Menurut Iis Sopyan (2008:1) surat merupakan suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.
Menurut Diana Nababab dalam http://www.posindonesia.co.id Suarat adalah merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis, Surat harus di sajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberiakn gambaran tentang pribadi pengirimnya.
Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan surat adalah suatu alat yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak kepihak lain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan tanpa harus berhadapan secara langsung.
B.     Surat Resmi atau Surat Dinas
Surat dapat dibedakan menjadi dua, yakni surat resmi dan surat pribadi. Surat resmi adalah surat-surat yang sifatnya formal yang dibuat oleh suatu instansi atau organisasi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Surat resmi harus menggunakan Bahasa Indonesia yang sesuai dengan kaidah baku.
Ciri-ciri surat resmi:
1.    Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2.    Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3.    Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4.    Penggunaan ragam bahasa resmi
5.    Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6.    Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
1.      Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:

  • Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
  • Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
  • Logo instansi/lembaga

2.      Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
3.      Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4.      Hal, berupa garis besar isi surat
5.      Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6.      Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7.      Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8.      Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
9.      Penutup surat
Penutup surat, berisi:

  • Salam penutup
  • Jabatan
  • Tanda tangan
  • Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

10.  Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
Surat pribadi adalah surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi. Surat lamaran termasuk surat pribadi. Atau pengertian dari surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah:
Surat lamaran termasuk surat pribadi. Pengertian surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah:
1.    Surat keluarga
2.    Surat lamaran pekerjaan
3.    Surat perijinan
Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi atau keluarga.
Surat keluarga biasanya dibuat oleh anak kepada orangtuanya karena dalam perantauan (misalnya kuliah atau bekerja di tempat yang jauh), bisa juga surat dari saudara yang satu dengan yang lain dan berlainan tempat.
Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.
 Surat Perijinan
Surat Perijinan adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk mendapatkan ijin yang dimaksudkan.
Selain surat bersifat pribadi kepada instansi atau kantor tempat kerja seseorang, surat ijin juga diperlukan untuk mendapatkan ijin dari pihak pihak tertentu apabila seseorang atau sebuah keluarga ingin mengadakan suatu kegiatan atau keramaian di masyarakat hal ini dimaksudkan agar jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan pihak tersebut bisa ikut bertanggung jawab.
C.    Manfaat Surat
Penyebab utama surat masih diperlukan adalah karena kita memerlukan dokumen bagi setiap kegiatan bisnis dan dinas yang dilakukan. Cacatan tertulis tidak akan pernah tergantikan oleh komunikasi lisan, meskipun berkembang pesat dokumentasi lisan dengan memori dalam sistem komputerisasi (L. Finoza, 1983). Surat akan menjadi bagian yaang vital selama budaya dan peradaban modern masih berjalan sebagaimana biasanya.
Dari uraian di atas, fungsi surat antara lain:
1.      Alat pengingat paling akurat, sebab dapat diartikan dan dapat dibaca kembali bila diperlukan.
2.      Bukti hitam di aatas putih, terutama surat perjanjian.
3.      Dokumen.
4.      Wakil/duta dari penulisnya untuk pembaca.
5.      Pedoman kerja, misalnya surat keputusan, surat intruksi, suraat tugas, dan sebaagainya.
6.      Aspek humas, karena berdampak membina hubungan baik antara suatau lembaga dengan publiknya.
D.    Tujuan Pembuatan Surat
Dalam menyusun surat resmi secara baik dan benar, menggunakan beberapa pendekatan, yakni (1) mengonsep surat harus memahami tujuaan pembuatan surat, (2) apakah penyusunan surat untuk mencari atau memberi informasi, dan (3) memberikan keputusan, tugas, atau laporan, megajukan permohonan, lamaran, menawarkan atau memesan.
E.     Bahasa Surat
Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Dalam surat, pesan atau  maksud  penulis surat disampaikan dalam bahasa tulisan dan dikirimkan kepada penerima untuk mendapat tanggapan positif. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami,  surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin disampaikan  oleh penulis.
Pada hakikatnya, menyusun surat sama dengan menyusun sebuah karangan. Oleh  sebab itu, ketentuan-ketentuan dalam menyusun surat sama dengan ketentuan-ketentuan dalam mengarang. Ketentuan-ketentuan itu meliputi penggunaan kalimat efektif, pemenggalan kata, pilihan kata, tanda baca, dan penggunaan ejaan yang tepat. Hal-hal yang berhubungan dengan tata cara penyusunan surat itu harus diperhatikan benar-benar karena surat akan dibaca berulang-ulang atau diingat selama masih tertulis. Dengan demikian, hindari kata-kata yang kurang tepat, terutama yang menyinggung perasaan orang lain. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat sebagai berikut.
1.      Kalimat
Kalimat dalam suatu surat hendaklah singkat, jelas, dan tegas mengingat sebuah surat hanya terdapat satu pokok pikiran. Kalimat yang terlalu banyak basa-basi yang tidak diperlukan akan menjadikan kalimat berbelit-belit dan panjang sehingga bahasa surat sulit dipahami. Singkat berarti tidak panjang, jelas maksudnya terlihat adanya unsur subjek, predikat, objek dan keterangan; sedangkan tegas menunjukan informasi yang disampaikan dapat dipahami.
a.       Penggunaan kata yang baik dan baku
b.      Penggunaan kata atau istilah yang lazim
c.       Memilih dan menggunakan kata yang cermat
d.      Ungkapan penghubung
e.       Ungkapan bersinonim
f.       Kata-kata yang bermiripan
g.      Penggunaan kata suatu dan sesuatu
h.      Penggunaan kata dan masing-masing daan tiap-tiap
i.        Penggunaan kata jam dan pukul
j.        Penggunaan kata dari dan daripada
 2.      Alinea
Tujuan dan hakikat menulis surat identik dengan mengarang, maka mengonsep surat harus memahami amanat pokok yang disampaikan melalui surat. Amanat  pokok yang akan disampaikan hendaknya disusun dalam gabungan kata yang disebut alinea atau paragraf. Dengan demikian, alinea adalah himpunan kalimat yaang mengemukakan kesatuan pikiran untuk membentuk sebuah gagasan yang jelas. Oleh sebab itu, dalam alinea hendaknya memuat satu pokok pikiran.
Untuk itu dapat menggunakan teknik berpikir deduktif dan induktif. Seperti kita ketahui dalam karangan surat lazimnya dibagi atas empat alinea (pembukaan, pengantar isi), alinea isi surat (penghubung pembuka dan isi), alinea pengembangan isi surat (inti), dan alinea penutup).
3.      Ejaan dan tanda baca
Ketentuan penggunaan ejaan harus diperhatikan. Penggunaan ejaan yang benar sangat membantu pembaca dalam menafsirkan kalimat surat. Terlebih lagi, apabila kalimatnya panjang. Ketentuan mengenai ejaan tidak boleh menyimpang dari kaidah yang berlaku, yaitu harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.
 III.   PENUTUP
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

DAFTAR PUSTAKA

Moh, Yunus. 2007. Materi Pokok Ketrampilan Menulis.Jakarta: UT.
Ritonga, Parlaungan. 2010. Bahasa Indonesia Praktis. Medan: Bartong Jaya.


http://saidsite.blogspot.com/2011/03/makalah-surat-menyurat.html
http://wendysajalah.blogspot.com/2011/04/penggunaan-bahasa-indonesia-dalam-surat.html#sthash.kFz1NURv.dpuf
http://klikbelajar.com/pelajaran-sekolah/pelajaran-bahasa/bahasa-indonesia/surat/
http://klikbelajar.com/pelajaran-sekolah/pelajaran-bahasa/bahasa-indonesia/surat/